Gestion informatique des B.A.S.


Besoins, Approfondissement et Suivi
Gestion à l’aide de GEPI

Depuis la rentrée 2005/2006, les B.A.S. sont gérés informatiquement à l’aide d’un module spécifique de GEPI.

La gestion complète d’une demi-journée B.A.S suit plusieurs phases au cours desquelles élèves, professeurs et gestionnaires doivent suivre des procédures précises qui sont détaillées dans le présent article.

Première phase : proposition des activités

Au cours de cette phase, les professeurs proposent des activités en fonction de l’évolution de leur enseignement, des besoins exprimés par les élèves, des résultats de différentes évaluations, concertations, ...

Pour cela, les professeurs se connectent à GEPI et accèdent au module BAS. Tout au long de cette première phase, il peuvent proposer une nouvelle activité dans leur matière, modifier ou supprimer une activité existante. Dans le formulaire de saisie, un certain nombre de champs permettent d’apporter des précisions sur l’activité proposée (animateur de l’activité, approfondissement ou soutien, public visé, nombre maximum d’élèves souhaité, durée de l’activité, ...)

La première phase est close environ 12 jours avant la date du B.A.S.

Deuxième phase : harmonisation des horaires

Le gestionnaire répartit les différentes activités sur les deux créneaux horaires à sa disposition.

La phase d’harmonisation des horaires a pour but de proposer à un maximum d’élèves un choix le plus large possible d’activités équitablement et judicieusement réparties sur les deux créneaux tout en respectant les voeux des professeurs.

Troisième phase : affichage des propositions

Dix jours environ avant la demi-journée BAS, les propositions sont affichées par la Vie Scolaire dans le hall d’entrée du lycée et également consultables sur le site de l’ENT (accès restreint).

Les élèves peuvent alors prendre connaissance des différentes propositions : pour chaque créneau horaire, l’élève doit effectuer deux choix. Dans la mesure du possible (respect des effectifs souhaités par les professeurs, changements de dernière minute, ...) le gestionnaire essaye de respecter le choix n° 1 de l’élève. Mais, lorsque cela n’est pas possible, c’est le choix n° 2 qui est retenu.

Les élèves effectuent leur choix en fonction de leurs besoins et de leurs objectifs. Ces objectifs ont été préalablement clairement identifiés avec le professeur de suivi.

Rappels :
- Le choix n° 2 est obligatoire.
- Il n’est pas permis d’effectuer un 2ème choix identique au premier choix.

Quatrième phase : collecte des voeux des élèves

Huit jours environ avant la demi-journée BAS, les élèves font part de leurs choix à leur professeur de suivi (par mail, sur feuille, etc..).

Cinquième phase : inscription en ligne des élèves et validation

Chaque professeur de suivi reporte sur le module BAS de GEPI les choix des élèves dans un formulaire en ligne prévu à cet effet tout en vérifiant l’adéquation entre les objectifs de chaque élève et les choix effectués.

Dans ce module, outre les deux choix pour chaque créneau, le professeur a la possibilité, pour chaque élève, de cocher une case "1er choix prioritaire". En cochant cette case, il indique ainsi au gestionnaire des BAS que l’élève en question est prioritaire sur cette activité en cas de surnombre.

En cas d’erreur signalée par le logiciel, le professeur doit rapidement réagir afin de solutionner l’erreur (choix erroné de l’élève par exemple).

Attention :
- Le professeur ne doit cocher la case "1er choix prioritaire" que s’il tient absolument à ce que le choix N° 1 de l’élève soit respecté (besoin important dans la matière choisie par exemple). Autrement dit, pas de choix n° 2 possible pour cet élève, même en cas de surnombre.
- Il est important que le professeur respecte les délais d’inscription. En effet, la phase suivante qui ne peut véritablement commencer que lorsque tous les élèves sont inscrits, est longue et délicate dans un temps imparti très réduit.

Si un professeur de suivi est absent, il est important que la collecte manuelle des inscriptions des élèves soit tout de même assurée par un collègue de la même classe. La feuille complétée est alors remise, soit au proviseur adjoint, soit au secrétariat scolarité afin que la saisie en ligne soit effectuée.

Si un ou plusieurs élèves sont absents lors de la phase de collecte manuelle des inscriptions, le professeur de suivi s’efforcera dès le retour de l’élève, et s’il n’est pas trop tard, de déterminer ses choix avec lui afin de compléter le formulaire de saisie en ligne. En dernier recours, l’élève sera appelé au bureau de la Vie Scolaire afin de procéder à son inscription.

Sixième phase : harmonisation des effectifs

Au fur et à mesure de l’inscription en ligne des choix des élèves, les professeurs peuvent suivre l’évolution du nombre d’élèves ayant fait le choix n° 1 pour telle ou telle activité.

Les activités pour lesquelles ce nombre dépasse l’effectif souhaité par le professeur apparaissent en rose ou en rouge selon l’importance du différentiel.

Chaque professeur ayant déposé une ou plusieurs propositions est donc invité à consulter cette liste afin, le cas échéant, de proposer rapidement une solution au surnombre :

En cas de surnombre de choix n° 1, plusieurs cas de figure se présentent :
- Léger surnombre : (moins de 25 % d’élèves supplémentaires par rapport à l’effectif souhaité), le gestionnaire des BAS considère que le surnombre est acceptable, sauf si le professeur en question l’avertit du contraire (par email de préférence).

- Surnombre important :

  • L’équipe disciplinaire concernée se concerte pour essayer de dédoubler l’activité : en fonction de leurs disponibilités, des collègues peuvent proposer sur le même créneau, la même activité que celle du collègue en surnombre. Le gestionnaire peut alors basculer des élèves en surnombre sur la l’activité « bis ».
  • Le professeur concerné par le surnombre peut également accepter un gros surnombre.
  • Si le professeur n’accepte pas le surnombre et s’il n’y a pas de possibilité de dédoublement, le gestionnaire maintient en priorité sur l’activité les élèves "prioritaires" puis affecte aux élèves en surnombre leur choix n° 2.
  • En l’absence de réaction de l’équipe, le gestionnaire des BAS considère que le surnombre est accepté.

- Au final, seules les activités ayant au moins trois élèves sont maintenues.

Septième phase : affectation des salles

Le gestionnaire affecte à chaque activité une salle en fonction de l’effectif des élèves.

Huitième phase : établissement des documents finaux et diffusion

La veille ou l’avant-veille de la demi-journée BAS,
- les listes des inscriptions des élèves par classe sont imprimées à partir du module BAS de GEPI puis affichées dans le hall du LPI à l’attention des élèves,
- les listes des élèves par activité (qui servent également de feuille d’appel) sont consultables en ligne sur GEPI par les professeurs.

De façon générale, dans la plupart des cas les voeux n° 1 ont été respectés. Lorsque le voeu n° 1 n’a pas été respecté cela signifie que :
- soit l’activité demandée était en sureffectif important et aucun dédoublement de cette activité n’a été proposé,
- soit l’activité demandée a été annulée (sous effectif moins de 3 demandes, professeur absent, ...).

Cas des élèves non affectés
Dans quelques rares cas, l’élève n’est, à l’issue de cette phase, affecté à aucune activité sur le créneau concerné :
- ni le voeu n° 1, ni le voeu n° 2 n’ont pu être respectés pour les raisons évoquées plus haut,
- le choix n° 1 n’a pas pu être respecté et aucun choix n° 2 n’a été fait,
- le professeur n’a pas saisi les voeux (retard, absence, difficulté à contacter les élèves, ...)

Dans ce cas, c’est le professeur de suivi qui affecte directement les élèves concernés, via la plate-forme GEPI.

C’est également le professeur de suivi qui gère les demandes de changement de dernière minute et ceci au plus tard dans la demi-journée qui précède le BAS.

Les demandes de changement doivent rester exceptionnelles et il est recommandé aux professeurs de suivi de perturber le moins possible les affectations finales.

Saisie des absences en classe
Lors de demi-journée B.A.S, les professeurs font l’appel en ligne grâce à un module spécifique de GEPI.